Data Act e cambio fornitore cloud: dal 2027 niente costi di uscita

Aggiornato a novembre 2026. Quante aziende restano con un fornitore di software in cloud solo perché andarsene costa troppo, o perché nessuno sa come riavere i propri dati in un formato utilizzabile? Il Data Act europeo interviene proprio qui. Per chi valuta un Data Act cambio fornitore la data da segnare è il 12 gennaio 2027: da quel giorno i costi di passaggio non possono più essere addebitati. Vediamo cosa prevede il regolamento, quali clausole controllare nei contratti e come preparare un'uscita ordinata.

Il Data Act in breve

Il Regolamento (UE) 2023/2854, noto come Data Act, è applicabile dal 12 settembre 2025. Tra le altre cose, il Capo VI disciplina il passaggio tra servizi di trattamento dei dati: cloud, edge computing e in generale i servizi SaaS, PaaS e IaaS. L'obiettivo è ridurre il lock-in tecnico, contrattuale ed economico.

I costi di passaggio: le due fasi

L'articolo 29 prevede una soppressione graduale delle tariffe di passaggio (testo dell'articolo 29):

Il fornitore deve inoltre indicare prima della firma i costi standard, le eventuali penali per recesso anticipato e le tariffe di passaggio applicabili nel periodo transitorio.

Le clausole che il contratto deve contenere

L'articolo 25 elenca cosa deve prevedere per iscritto un contratto di servizi cloud. I punti più utili per chi acquista sono:

• preavviso massimo di due mesi per avviare il passaggio;
• periodo transitorio di massimo 30 giorni in cui il fornitore assiste il cliente e garantisce la continuità del servizio;
• elenco completo dei dati e degli asset esportabili, che comprende almeno tutti i dati esportabili;
• periodo di recupero dei dati di almeno 30 giorni dopo la transizione;
• cancellazione completa dei dati al termine, una volta concluso il passaggio;
• possibilità per il cliente di prorogare una volta il periodo transitorio.

Se i 30 giorni non sono tecnicamente sufficienti, il fornitore deve comunicarlo entro 14 giorni lavorativi dalla richiesta, motivarlo e proporre un periodo alternativo non superiore a sette mesi, mantenendo il servizio.

Data Act cambio fornitore: cosa non risolve

Il regolamento garantisce il diritto di uscire, non che l'uscita sia facile. Tre limiti pratici:

• i formati. Avere i dati in un file esportato non significa poterli usare: senza documentazione della struttura, relazioni e codici, la migrazione resta un progetto;
• le personalizzazioni. Configurazioni, automazioni e report costruiti dentro una piattaforma raramente si trasferiscono così come sono;
• i processi. Le persone sono abituate a uno strumento: il costo vero del cambio è spesso organizzativo.

Per questo il Data Act va usato soprattutto prima di firmare, quando si negozia, e non solo il giorno in cui si vuole andare via.

Checklist prima di firmare un contratto cloud

1. Chiedi l'elenco dei dati esportabili e il formato di esportazione, con un esempio reale.
2. Verifica preavviso, periodo transitorio e periodo di recupero, e confrontali con i minimi del regolamento.
3. Fatti indicare per iscritto le tariffe di passaggio applicabili fino al 12 gennaio 2027.
4. Chiedi la documentazione delle interfacce (API) disponibili per estrarre i dati.
5. Prevedi chi, nella tua azienda, conserva una copia periodica dei dati critici.

La lezione per chi sceglie tra SaaS e su misura

Il Data Act riduce il lock-in, ma non lo elimina. Per i processi che distinguono l'azienda, come il modo di gestire i clienti, gli ordini o le commesse, la proprietà del codice e dei dati resta la tutela più forte. Un'applicazione su misura sviluppata con codice di proprietà, database documentato e interfacce aperte si può spostare da un hosting all'altro senza chiedere permesso a nessuno.

Non è una regola assoluta: per molti processi standard il SaaS è la scelta più efficiente. Il criterio che uso è semplice: più un processo è specifico e strategico, più conviene possederne il software. Ho approfondito il confronto nell'articolo gestionale su misura o ERP di mercato.

Come preparare un piano di uscita

Un piano di uscita non serve solo il giorno in cui si cambia fornitore: serve anche per negoziare meglio e per gestire il rischio di un fornitore che chiude o cambia condizioni. Per ogni servizio cloud critico il piano dovrebbe rispondere a cinque domande:

1. Quali dati abbiamo lì dentro? Anagrafiche, transazioni, documenti, storici, configurazioni.
2. In che formato possiamo estrarli? Con un esempio reale, non solo con la documentazione commerciale.
3. Dove andrebbero? Un altro fornitore, un'applicazione su misura, un archivio interno.
4. Quanto tempo serve? Tenendo conto del preavviso, dei 30 giorni di transizione e del tempo di migrazione e collaudo.
5. Chi se ne occupa? Un responsabile interno e, se serve, un partner tecnico.

Fare l'esercizio su un servizio solo, quello più critico, dà già un'idea chiara dell'esposizione.

Un esempio di migrazione

Esempio ipotetico: una PMI gestisce ordini e clienti su una piattaforma SaaS da sei anni. Il canone è cresciuto e la piattaforma non si integra con il nuovo magazzino. L'azienda decide di passare a un'applicazione su misura.

Con il Data Act la sequenza diventa più prevedibile: preavviso entro i due mesi previsti dal contratto, esportazione completa dei dati nel periodo transitorio, verifica di completezza su un campione, migrazione nel nuovo database, collaudo con i dati reali e, solo alla fine, cancellazione dei dati dal vecchio fornitore. Il periodo di recupero di almeno 30 giorni dà un margine di sicurezza se durante il collaudo emergono dati mancanti.

Il costo del passaggio non sparisce: resta quello del progetto di migrazione. Ma sparisce, dal 2027, la tariffa di uscita usata come deterrente.

Errori da evitare

• Scoprire le condizioni di uscita il giorno in cui si vuole uscire. Il momento giusto per verificarle è la firma o il rinnovo.
• Esportare senza verificare. Un file esportato va controllato su un campione: record completi, relazioni tra tabelle, allegati, storici.
• Cancellare troppo presto. La cancellazione dei dati presso il vecchio fornitore va chiesta solo dopo il collaudo nel nuovo sistema.
• Dimenticare le integrazioni. Altri sistemi che leggono o scrivono sul servizio cloud vanno ricollegati, e spesso sono la parte più lunga della migrazione.
• Sottovalutare la formazione. Un nuovo strumento senza un piano di addestramento rallenta il lavoro per mesi.

Cosa fare adesso

Prendi l'elenco dei servizi cloud che usi e, per i tre più importanti, verifica preavviso, esportazione dei dati e tariffe di uscita. Se un contratto non rispetta i minimi del Data Act, hai una base solida per rinegoziarlo prima del 2027. Se stai valutando di portare un processo critico su un'applicazione di proprietà, puoi partire dalla stima del costo di un software su misura e dal metodo descritto nella pagina sullo sviluppo di software su misura.