La sfida
la direzione vedeva la redditività solo a consuntivo e in aggregato. Commesse con modelli di ricavo diversi (tariffa oraria e compenso a risultato) e costi condivisi rendevano impossibile capire quali clienti generassero margine.
Quando un'azienda lavora su più commesse con modelli di ricavo diversi, il conto economico aggregato dice poco: il margine complessivo può essere positivo mentre una parte dei clienti erode valore ogni mese. Questo progetto nasce da lì: dare alla direzione la redditività per commessa, in tempo utile per decidere.
Il contesto
Un'azienda di servizi B2B in outsourcing, con numerose commesse attive e modelli di ricavo diversi: tariffa oraria (presidio) e compenso a risultato. Una quota rilevante dei costi — personale di struttura, tecnologia, spazi — è condivisa tra le commesse.
Il reporting esistente era costruito a consuntivo, in aggregato, con molti passaggi manuali su fogli di calcolo: 5 giorni di lavoro per chiudere il report mensile e nessuna vista affidabile sul margine del singolo cliente.
Il problema da risolvere
- Capire quali commesse generano margine e quali no, con una ripartizione dei costi condivisi difendibile davanti alla direzione.
- Confrontare budget e consuntivo con la stessa logica, mese per mese.
- Avere i numeri durante il mese, non a trimestre chiuso.
L'approccio
1. Un budget per commessa, non un budget aziendale spalmato
Ho costruito il modello partendo dalle commesse: ricavi calcolati sul modello contrattuale di ciascuna (ore di presidio oppure risultati attesi), costi diretti del personale e costi condivisi ripartiti sulle ore effettivamente lavorate. Il modello conta 14 fogli e oltre 8.000 formule, ma per la direzione si legge in una pagina. Il metodo è quello del budget per driver.
2. Consuntivo con la stessa logica del budget
Ogni mese il consuntivo usa gli stessi driver del budget: lo scostamento diventa leggibile (volume, resa, costo orario) invece di un numero unico difficile da spiegare.
3. Dal foglio di calcolo al cruscotto
I dati operativi arrivano già dai sistemi aziendali: ho realizzato un portale di reporting con un cruscotto in tempo reale (indicatori, avvisi, andamento per team) e l'invio automatico via email dei report di redditività alla direzione, con frequenze diverse per destinatario.
I risultati
- −80% di tempo per il report mensile di redditività: da 5 giorni di lavoro a 1.
- Il 90% delle commesse con il margine visibile ogni settimana, invece che a trimestre chiuso.
- Sulle commesse in perdita individuate, interventi di rinegoziazione e riorganizzazione per circa 275 k€ al mese tra margine recuperato e costi eliminati.
Cosa replicherei in ogni azienda
- Partire dalle commesse (o dai clienti), non dal conto economico: è lì che si decide.
- Ripartire i costi condivisi su un driver reale (ore, volumi), non su percentuali fisse: la discussione con la direzione si sposta dai criteri alle decisioni.
- Automatizzare l'ultimo miglio: un report che arriva da solo viene letto; uno da preparare a mano arriva tardi.
Se vuoi lo stesso risultato nella tua azienda, il punto di partenza è il controllo di gestione in outsourcing; per la parte di cruscotti vedi dashboard e business intelligence.
Cosa portarsi a casa
- La redditività va misurata per commessa, non solo in aggregato.
- I costi condivisi si ripartiscono sulle ore effettivamente lavorate.
- Budget e consuntivo con gli stessi driver rendono gli scostamenti spiegabili.
- I report automatici arrivano in tempo per decidere: da 5 giorni a 1 per il report mensile.
Domande frequenti
Come si ripartiscono i costi condivisi tra le commesse?
Su un driver misurabile, di solito le ore effettivamente lavorate: ogni commessa sostiene i costi comuni in proporzione a quanto li utilizza, con un criterio trasparente e difendibile davanti alla direzione.
Quanto tempo serve per avere la redditività per commessa?
Dipende dalla qualità dei dati di partenza. Il modello di budget per commessa si imposta in poche settimane; il cruscotto con i report automatici si costruisce subito dopo, collegandolo ai sistemi aziendali esistenti.
Serve un software nuovo per misurare il margine per commessa?
Non necessariamente. Si parte dai dati già presenti nei sistemi aziendali e nei fogli di calcolo; il cruscotto e l'invio automatico dei report si aggiungono sopra, senza sostituire i gestionali in uso.
Cliente anonimo per riservatezza. Settore, dimensione e risultati sono riportati fedelmente.