La sfida
Trovare candidati costava sempre di più. Serviva un canale in cui fossero i dipendenti a segnalare candidati, con regole chiare sui premi, gestione semplice e nessun rischio per la privacy.
I dipendenti sono spesso il canale migliore per trovare nuove persone: conoscono il lavoro, l'ambiente e chi potrebbe starci bene. Ma un programma di referral funziona solo se è semplice da usare, trasparente sui premi e sicuro sui dati. Questo progetto lo ha portato dal regolamento al go-live.
Il contesto
Un'azienda di servizi con un fabbisogno costante di personale e costi di selezione in crescita. Esisteva l'idea di premiare i dipendenti che segnalano candidati, ma senza uno strumento: segnalazioni via email, stati non tracciati, premi calcolati a mano.
Il problema da risolvere
- Trasformare un regolamento in regole applicate sempre allo stesso modo.
- Dare ai dipendenti un modo semplice per segnalare e seguire i propri candidati.
- Gestire i dati dei candidati nel rispetto del GDPR.
- Avere un quadro chiaro di segnalazioni, assunzioni e premi.
L'approccio
1. Dal regolamento alle regole del sistema
Le condizioni del regolamento — chi può segnalare, quando la segnalazione è valida, quando matura il premio — sono diventate regole del sistema. Il calcolo dei bonus è automatico: niente interpretazioni caso per caso.
2. Un portale con due anime
- Area per chi segnala: invio del candidato, stato della segnalazione, premi maturati.
- Area di gestione: verifica delle segnalazioni, avanzamento dei candidati, riepiloghi periodici via email.
3. Privacy e controllo dal primo giorno
Anonimizzazione dei dati secondo il GDPR alla scadenza dei termini, registro delle attività per ogni operazione e test automatici prima del rilascio.
4. Gestione da progetto, non da esperimento
Il lancio è stato gestito per fasi — regolamento, prototipo, test con gli utenti, rilascio — con il metodo del project management: obiettivi, tempi e responsabilità chiari.
I risultati
- Un unico portale per segnalazioni, stati e premi, al posto di email e fogli di calcolo.
- Bonus calcolati in automatico secondo il regolamento, sempre allo stesso modo.
- 150+ candidati segnalati nei primi 3 mesi, +20% assunzioni nate da segnalazioni interne.
Cosa replicherei in ogni azienda
- Scrivere il regolamento pensando al sistema: regole chiare diventano automatismi, regole vaghe diventano eccezioni.
- Rendere visibile lo stato della segnalazione: chi segnala e non sa più nulla smette di segnalare.
- Mettere la privacy nel progetto, non dopo: anonimizzazione e registro attività costano poco se previsti subito.
Hai un progetto interno da lanciare? Parliamone: si parte da obiettivi, regole e tempi, poi si costruisce lo strumento giusto.
Cosa portarsi a casa
- Un programma di referral funziona se è semplice, trasparente sui premi e sicuro sui dati.
- Il regolamento diventa regole del sistema: bonus calcolati in automatico.
- Mostrare lo stato della segnalazione mantiene alta la partecipazione.
- Privacy e registro delle attività vanno previsti dal primo giorno.
Domande frequenti
Cos'è un programma di referral aziendale?
È un canale di selezione in cui i dipendenti segnalano candidati e ricevono un premio se la persona viene assunta e supera le condizioni previste dal regolamento.
Come si gestiscono i dati dei candidati segnalati nel rispetto del GDPR?
Con finalità e tempi di conservazione definiti, accessi limitati a chi gestisce la selezione, anonimizzazione automatica alla scadenza e un registro delle operazioni.
Serve un software dedicato per un programma di referral?
Per pochi casi bastano strumenti semplici; quando le segnalazioni crescono, un portale dedicato rende automatici stati e premi, evita errori e dà ai dipendenti visibilità sulle proprie segnalazioni.
Cliente anonimo per riservatezza. Settore, dimensione e risultati sono riportati fedelmente.