Come migliorare le performance aziendali: 6 leve da misurare prima di intervenire

Quando un'azienda cresce poco o guadagna meno del previsto, la reazione istintiva è agire subito: tagliare un costo, cambiare un fornitore, lanciare un software nuovo. Ma come migliorare le performance aziendali senza sapere con precisione dove si perde valore? In questo articolo propongo sei leve da misurare prima di intervenire, con gli indicatori essenziali per ciascuna e un piano di lavoro di 90 giorni.

Prima misurare, poi intervenire

Il primo errore è confondere i sintomi con le cause. «I margini scendono» è un sintomo. Le cause possono essere i prezzi, il mix dei clienti, gli sprechi in produzione, i tempi amministrativi o la qualità. Intervenire sul sintomo, per esempio con un taglio lineare dei costi, spesso peggiora la situazione: si riduce anche ciò che genera valore.

Il secondo errore è misurare troppo. Venti indicatori nessuno li guarda. Ne servono pochi, legati a decisioni precise. Per un confronto con il contesto nazionale, il Rapporto sulla competitività dei settori produttivi dell'Istat offre ogni anno circa 80 indicatori per settore: un buon riferimento per capire se un problema è dell'azienda o del mercato.

Leva 1: la redditività per cliente e per prodotto

È la leva più sottovalutata. Quasi tutte le aziende conoscono il fatturato per cliente; poche conoscono il margine al netto dei costi di servizio, delle condizioni di pagamento e del tempo dedicato. Spesso si scopre che una parte dei clienti genera la maggior parte del margine e un'altra parte lo consuma.

Indicatori: margine di contribuzione per cliente e per prodotto, costo di servizio, giorni medi di incasso. Il metodo è descritto nell'articolo sulla marginalità per cliente.

Leva 2: i prezzi

Un aumento di prezzo ben motivato ha un effetto sul margine più immediato di quasi ogni altra azione. Eppure i listini restano fermi per anni, mentre gli sconti si moltiplicano senza regole.

Indicatori: prezzo medio realizzato rispetto al listino, sconto medio per venditore e per cliente, quota di vendite sotto il margine minimo.

Leva 3: i tempi dei processi

Ordini che restano fermi in attesa di un'approvazione, preventivi che richiedono una settimana, fatture emesse in ritardo: il tempo è un costo e allunga il ciclo di cassa.

Indicatori: tempo da ordine a consegna, tempo da consegna a fattura, tempo di risposta alle richieste di offerta, numero di passaggi manuali.

Leva 4: la qualità

Resi, rilavorazioni, reclami e interventi in garanzia sono costi spesso nascosti in voci diverse del bilancio. Sommarli dà il «costo della non qualità», che di solito sorprende.

Indicatori: percentuale di resi, ore di rilavorazione, numero di reclami e tempo di chiusura.

Leva 5: la produttività delle persone

Non si tratta di far lavorare di più, ma di capire dove il tempo delle persone va in attività che non creano valore: copiare dati da un sistema all'altro, cercare informazioni, preparare report a mano.

Indicatori: ore spese in attività ripetitive, rapporto tra ore produttive e ore totali, fatturato o margine per addetto.

Leva 6: il capitale circolante

Magazzino troppo alto, clienti che pagano tardi, fornitori pagati in anticipo: il circolante assorbe cassa e costa interessi.

Indicatori: giorni di magazzino, giorni medi di incasso e di pagamento, ciclo di conversione della cassa.

Come migliorare le performance aziendali: dalla misura al piano

Una volta misurate le sei leve, la priorità si sceglie con una matrice semplice:

Le leve ad alto impatto, tempi brevi e sotto il nostro controllo sono quelle da cui partire. Di solito sono prezzi, redditività per cliente e tempi amministrativi.

Un piano di 90 giorni

1. Giorni 1-30: misura. Raccogli i dati delle sei leve, anche in modo approssimato. Meglio un dato imperfetto oggi che uno perfetto tra sei mesi.
2. Giorni 31-45: scegli. Applica la matrice e scegli due leve, non sei.
3. Giorni 46-80: intervieni. Per ogni leva, un responsabile, un obiettivo misurabile e una revisione settimanale.
4. Giorni 81-90: verifica. Confronta gli indicatori con il punto di partenza e decidi se estendere, correggere o fermare.

Per seguire gli indicatori nel tempo serve un cruscotto essenziale, aggiornato da solo: ne ho descritto la struttura nell'articolo sulla dashboard di una pagina per la direzione.

Un esempio di analisi

Esempio ipotetico: un'azienda di distribuzione con 40 addetti vede il margine operativo scendere da tre anni, nonostante il fatturato cresca. La prima ipotesi della direzione è un problema di costi del personale.

La misura delle sei leve racconta una storia diversa. Il costo del personale per unità venduta è stabile. Il margine per cliente, invece, mostra che i nuovi clienti acquisiti negli ultimi due anni hanno sconti più alti e ordini più piccoli e frequenti, con costi di consegna superiori. Il tempo tra consegna e fattura è salito a dieci giorni, perché le bolle vengono riconciliate a mano.

Le due leve scelte diventano quindi prezzi e condizioni per i clienti piccoli, con un ordine minimo e un contributo alle spese di consegna, e tempi amministrativi, con l'automazione della riconciliazione. Un taglio del personale avrebbe colpito proprio le persone che servivano a gestire la crescita.

Il ruolo dei dati

Molte analisi si fermano perché i dati non ci sono o non sono affidabili. È un problema reale, ma non deve diventare un alibi. Tre consigli pratici:

• partire da quello che c'è, anche se imperfetto, e annotare le ipotesi;
• migliorare i dati mentre si lavora, correggendo le anagrafiche e le codifiche che creano più errori;
• automatizzare l'aggiornamento degli indicatori scelti, così che non dipendano da una persona che li prepara a mano ogni mese.

Spesso la misura delle performance diventa anche il primo passo verso un sistema informativo più ordinato: quando si capisce quali dati servono per decidere, diventa chiaro anche quali sistemi vanno integrati.

Errori da evitare

• Partire dalla soluzione. Un nuovo software o una riorganizzazione decisi prima di misurare raramente colpiscono il problema giusto.
• Lavorare su tutte le leve insieme. Le energie si disperdono e nessun risultato diventa visibile.
• Non nominare un responsabile. Una leva senza un nome accanto resta un'intenzione.
• Smettere di misurare dopo i primi risultati. I miglioramenti si consolidano solo se gli indicatori restano sotto osservazione anche dopo i 90 giorni.

Cosa fare adesso

Scegli una delle sei leve, quella su cui hai meno dati, e prova a misurarla questa settimana con quello che hai. Il risultato ti dirà molto sia sul problema sia sulla qualità dei dati aziendali. Se vuoi impostare l'analisi in modo strutturato e trasformarla in un piano d'azione, trovi il metodo nella pagina sul miglioramento delle performance aziendali; per un quadro più ampio dei servizi c'è la pagina progetti e crescita.